Aiuta il lettore a strutturare i tuoi pensieri a forma di piramide
Nella preparazione del documento, molti rappresentano il suo contenuto futuro, ma non hanno un piano concreto: cosa dire e come formularlo. Iniziano a scrivere, sperando che la struttura emerga da sola. Il risultato è una narrativa irregolare che il lettore dovrà capire.
La ragione preferisce l'ordine. Dispone anche dati casuali in un certo ordine.
Esempio. Gli antichi greci vedevano negli ammassi stellari figure di animali, piuttosto che punti promiscui.
Leggendo, una persona cerca automaticamente di organizzare le informazioni sotto forma di piramide, il cui fondamento sono giustificazioni e argomenti a conferma delle conclusioni. In questa forma, il lettore è più facile da "digerire" le informazioni.
Esempio. “I posti erano freddi. Sono quasi entrato in una rissa. L'Italia ha perso. È stata una partita di calcio davvero terribile. " Tale "storia" è strutturata in modo molto scadente, poiché l'idea chiave è indicata solo alla fine.
Secondo la struttura della piramide, viene prima introdotta una generalizzazione, quindi viene fornita un'argomentazione. La storia di cui sopra è più facile da capire se la struttura in modo diverso.
Esempio. "È stata una partita di calcio davvero terribile: posti freddi, ho quasi avuto un combattimento e l'Italia ha perso."
Raggruppa idee simili e poi esprimi ogni gruppo in una frase
Quando costruisci una piramide, usa l'approccio dal basso verso l'alto: prima elenca tutte le tesi, raggruppando quelle che portano alla stessa conclusione. Quindi esprimere ogni gruppo in una frase. Ciascuna di queste generalizzazioni è la cima della piramide.
Ripetere la procedura per i gruppi rimanenti. Di conseguenza, l'idea principale dell'intero documento sarà espressa in una frase. La tua piramide è pronta.
Esempio. Le tesi "la nostra base di clienti sta crescendo", "ogni cliente acquista di più" e "abbiamo aumentato i nostri prezzi" possono essere espresse in una frase: "le nostre vendite stanno crescendo". Quindi puoi raggruppare questa generalizzazione con altri, ad esempio, con "i nostri costi fissi sono ridotti" e "i nostri costi variabili sono ridotti" ed esprimere questo nuovo gruppo con una frase generale: "i nostri redditi stanno crescendo".
Raggruppare e riassumere è semplice, ma è necessario rispettare le regole di base:
- Qualsiasi pensiero espresso in una piramide dovrebbe essere una breve descrizione delle tesi raggruppate. Non usare mai generalizzazioni insignificanti come "ci sono tre ragioni per entrare nel mercato austriaco". Questo è uno scarabocchio in più, poiché l'autore non si è preoccupato di generalizzare tre ragioni per il lettore.
- Gli abstract in qualsiasi gruppo dovrebbero essere logicamente simili e allo stesso livello di astrazione. Cioè, un gruppo non può essere costituito da "mele", "frutti" e "tavola": la mela e la tavola non sono logicamente simili, e "frutta" è un termine astratto che si riferisce a un livello superiore della piramide.
Motivazione: trarre conclusioni dalla catena di dati usando la deduzione
Qualsiasi generalizzazione nella piramide dovrebbe sollevare una domanda dal lettore, la cui risposta viene data in seguito. La risposta è formulata con il metodo della detrazione.
La deduzione è un processo di ragionamento in cui le conclusioni sono tratte da ipotesi.
Esempio. Dalle ipotesi "tutte le persone sono mortali" e "Goliath è un uomo", la conclusione segue che "Goliath è mortale". Quindi puoi riassumere l'intero processo del ragionamento deduttivo: "Golia è un uomo, è mortale".
Per consigli, utilizzare l'ordine di detrazione inversa.
Esempio. “Dobbiamo assumere un candidato che sappia leggere. Il candidato A può leggere. Pertanto, dobbiamo assumere il candidato A. " Quindi l'ordine di assunzione-assunzione-conclusione nasconde le informazioni principali fino alla fine.Le raccomandazioni di solito traggono beneficio dall'ordine inverso: "Dobbiamo assumere il candidato A, perché abbiamo bisogno di qualcuno che sappia leggere, ma lui può farlo".
Nonostante il fatto che il ragionamento deduttivo sia un processo semplice e naturale, non dovrebbe essere utilizzato in argomentazioni complesse, in cui sono necessari diversi livelli di giustificazione per confermare le ipotesi.
Se si tenta di giustificare la conclusione di un documento complesso attraverso la deduzione, è probabile che il primo presupposto abbia diversi livelli di giustificazione attraverso i quali il lettore dovrà "superare" per avvicinarsi al secondo presupposto. Questa logica è molto difficile da seguire.
Motivazione: trarre conclusioni da un gruppo di tesi simili per induzione
Se la generalizzazione nella piramide non può essere confermata dalla deduzione, usa una forma più creativa di ragionamento: l'induzione. L'induzione trae una conclusione da una serie di idee, in un certo senso, simili.
Esempio. La conclusione "Einstein era un genio" è confermata da tali generalizzazioni come "studiato la teoria della relatività", "studiato gravità" e "studiato la costante cosmologica".
Nell'induzione, l'ordine logico degli argomenti non è così ovvio come nella deduzione. Per rendere l'idea intuitiva per il lettore, l'ordine dovrebbe essere determinato in base al raggruppamento. Se hai raggruppato parti del tutto, ad esempio le divisioni aziendali, disponile in base alla loro struttura, simile alla struttura dell'organizzazione.
Utilizzare il principio MECE (il principio di disposizioni reciprocamente esclusive, congiuntamente esaustive). Cioè, le divisioni dell'azienda non duplicheranno le funzioni in più divisioni, ma allo stesso tempo, le parti combinate insieme descriveranno l'organizzazione senza perdere nulla.
Se il raggruppamento è costituito da raccomandazioni, disporle in ordine cronologico, iniziando dal primo.
Esempio. Riassumendo "Assumi un nuovo assistente", l'ordine di raggruppamento: "Inserisci un posto vacante, invita i candidati a un colloquio, prendi una decisione sull'assunzione".
Se hai elementi classificati in base a determinate caratteristiche comuni, disponili in base al livello di caratteristica in ciascun elemento.
Per formulare raccomandazioni, affrontare il problema da un punto di vista sistematico e visualizzarlo utilizzando alberi logici
I documenti aziendali spesso forniscono consigli per la risoluzione di un problema. Utilizzare il semplice processo di risoluzione dei problemi per formulare raccomandazioni.
1. Identificare il problema in termini chiari e misurabili.
Esempio. “La fabbrica perde tre ore di lavoro ogni giorno; come può essere evitato? "
2. Scopri esattamente qual è il problema.
Esempio. "Il problema non è nelle persone o nelle materie prime, ma nelle attrezzature: si guasta ogni giorno".
3. Scavare più a fondo: scopri perché il problema esiste.
Esempio. "I partecipanti non sono adeguatamente formati." Ciò consente di identificare le azioni per risolvere il problema. Ad esempio, "Designare insegnanti responsabili o Invitare insegnanti esterni".
Per risolvere un problema, è possibile visualizzarlo utilizzando un albero logico. Un albero logico è un diagramma semplificato delle ramificazioni delle connessioni da sinistra a destra.
Esempio. Albero dei profitti: la parola "Profitto" forma un tronco d'albero ed è divisa in due rami: "Vendite" e "Costi". "Spese" si diramano in "Costante" e "Variabili"
Alla fine, l'albero sarà così dettagliato che i problemi e le loro fonti diventeranno evidenti. In questo esempio, puoi capire che i profitti sono ridotti a causa dell'aumento dei costi per determinati materiali.
Consigli sulla struttura basati sul risultato che puoi ottenere
Hai trovato una soluzione al problema del lettore. Ora devi convincerlo ad agire. Fai raccomandazioni nel modo più convincente possibile.
Dando una raccomandazione, fai una proposta di azione volta a raggiungere il risultato desiderato.Raggruppa le azioni in base al risultato che stai cercando di raggiungere e descrivilo in modo da poter capire in seguito se è stato raggiunto.
Esempio. Il lettore vuole aumentare i propri profitti.
I consigli mal strutturati si presentano così:
1. Indicatori di studio:
- produttività dell'impianto;
- soddisfazione del cliente.
2. Condurre l'allenamento più spesso:
- personale dell'impianto;
- addetti alle vendite.
Esistono due problemi principali in tale struttura: in primo luogo, sebbene le azioni raggruppate abbiano una somiglianza esterna, sono finalizzate al raggiungimento di risultati diversi; in secondo luogo, i risultati desiderati devono essere dettagliati al fine di giudicare successivamente se sono stati raggiunti.
Pertanto, la seguente struttura è più chiara e convincente:
1. Aumento del 5% delle vendite nel prossimo trimestre:
- esaminare la soddisfazione del cliente;
- Insegna al tuo team di vendita più spesso.
2. Riduzione dei costi di produzione del 2% nel prossimo trimestre:
- studiare la produttività degli impianti;
- Insegnare al personale dell'impianto più spesso.
Le azioni sono ora raggruppate in base ai risultati desiderati. Successivamente, si può facilmente giudicare se gli obiettivi sono stati effettivamente raggiunti.
Utilizzare l'introduzione per comunicare al lettore i punti chiave del documento nei primi 30 secondi di lettura.
Ogni documento dovrebbe iniziare con una breve introduzione per alimentare l'interesse del lettore e gettare le basi per risolvere il problema.
Il modo più semplice per suscitare l'interesse del lettore e aiutare a concentrarsi sul documento è quello di presentare l'introduzione sotto forma di una storia. Inizia con una descrizione della situazione (situazione attuale), identifica il problema e infine suggerisce una soluzione.
Esempio. Situazione - "ArgonEx sta valutando di investire in nuove miniere in Austria". Problema: "ArgonEx è difficile entrare in un nuovo mercato". Affinché il lettore sia facilmente d'accordo con le tue affermazioni, sia la situazione che la complessità dovrebbero essere familiari.
Il problema dovrebbe causare al lettore domande come "Cosa deve essere fatto?". Il testo principale del documento contiene una risposta dettagliata a questa domanda, ma nei primi 30 secondi di lettura dovrebbe svilupparsi un'idea generale della tua opinione.
Nell'introduzione, esprimerai il punto principale, nonché gli argomenti più importanti:
Esempio. “(Aspetti salienti) ArgonEx può entrare nel mercato austriaco acquistando un partecipante al mercato esistente, perché (1) i permessi di estrazione sono raramente rilasciati a società straniere, (2) le società di estrazione locale sono vendute a buon mercato e (3) i concorrenti hanno subito enormi perdite in situazioni simili cercando di agire da soli ".
Usa le intestazioni e la formattazione per dimostrare la struttura della piramide.
Per guidare il lettore attraverso la struttura della piramide, dimostralo prima. Il metodo più popolare è titoli che indicano livelli e gruppi di idee. Usa i rientri per enfatizzare i livelli della piramide, spesso vengono anche aggiunti numeri decimali (1, 1.1, 1.1.1). Esempio:
Nome del documento
Qui scrivono un'introduzione e indicano l'argomento principale, nonché le idee principali delle sezioni.
1. La prima sezione
Immagina sempre qualsiasi gruppo di intestazioni e punti chiave.
1.1. Prima sottosezione
L'idea di questa sottosezione è supportata dai seguenti paragrafi numerati.
1.1.1. Conferma l'idea della prima sottosezione
1.1.2. Conferma l'idea della prima sottosezione
1.2. Seconda sottosezione
2. La seconda sezione
2.1. Prima sottosezione
2.2. Seconda sottosezione
I lettori, di norma, leggono le intestazioni in modo fluido, quindi non è necessario investire in esse l'idea principale. Tienili brevi, esprimendo l'essenza della sezione. Quando si usano le intestazioni sembra troppo formale, provare a evidenziare i punti principali, gli argomenti, ecc. Nel testo.
In messaggi molto brevi, il rientro è il modo più appropriato per trasmettere una struttura semplice. Esempio:
Per chiamare lunedì, ho bisogno dei seguenti dati per il Giappone:
- Volume delle vendite
- Spese
- Trend di mercato
Usa transizioni chiare tra gruppi di argomenti in modo che il lettore non perda un thread
Anche la struttura più logica della piramide è inutile se il lettore non la segue. Spostandosi tra le sezioni e le sottosezioni, il lettore deve sapere quando si verifica la transizione. Un modo è quello di indicare le principali conclusioni della precedente all'inizio di una nuova sezione.
Esempio. Se nell'ultimo capitolo c'è una generalizzazione "ArgonEx ha troppi stock", il prossimo capitolo sulla logistica può essere avviato come segue: "Oltre a troppi stock, i processi logistici di ArgonEx sono inefficaci". Quindi il lettore capirà che sei passato a un nuovo sottosegmento della piramide.
Se il capitolo è particolarmente lungo e complesso, completalo con un breve riassunto dei punti principali prima di procedere.
Se il documento è costituito da raccomandazioni, è possibile concluderlo con una sezione semplice e praticabile "Altre azioni".
La cosa più importante
Strutturare a fondo i pensieri prima di iniziare a scrivere.
Come strutturare efficacemente le idee
- Aiuta il lettore - costruisci pensieri sotto forma di piramide;
- Raggruppare idee simili e quindi esprimere ogni gruppo in una frase;
- Motivazione: trarre conclusioni dalla catena di dati utilizzando il metodo della detrazione;
- Motivazione: trarre conclusioni da un gruppo di punti simili per induzione.
Come formulare raccomandazioni utili
- Affronta il problema da un punto di vista sistematico e visualizzalo con l'aiuto di alberi logici;
- Strutturare i consigli in base al risultato che è possibile ottenere con essi.
Come esprimere la struttura desiderata in parole
- Utilizzare l'introduzione per comunicare al lettore i punti chiave nei primi 30 secondi di lettura;
- Usa le intestazioni e la formattazione per dimostrare la struttura della piramide;
- Utilizzare transizioni chiare tra gruppi di argomenti in modo che il lettore non perda il thread.