"Come mettere le cose in ordine": un riassunto del libro di Allen // Briefs * Mancata fissazione

Send

Come mettere le cose in ordine senza perdere la calma

Il metodo Getting Things Done (o GTD) si basa sulla ponderazione dei risultati e sulla definizione dei "passi successivi". L'idea principale di GTD aiuta a definire chiaramente l'obiettivo e quindi ogni passo verso il raggiungimento di questo obiettivo. Il metodo è adatto per l'organizzazione di presentazioni al lavoro e per la pianificazione degli acquisti natalizi.

Ogni compito dovrebbe essere piccolo in modo da poterlo risolvere rapidamente e la mancanza di tempo o motivazione non potrebbe fermarti. Questo approccio aiuta a raggiungere tutti i tuoi obiettivi nella vita, aiuta a evitare lo stress.

Quando organizzi progetti utilizzando il metodo GTD, sarai sempre pronto a iniziare a lavorare immediatamente sull'attività, indipendentemente da ciò che sta accadendo e da dove ti trovi. GTD rende il prossimo passo così facile per te che non vuoi rimandarlo.

In questo libro troverai diversi semplici strumenti che puoi usare per lavorare in modo efficace e mantenere una mente sobria; nonché raccomandazioni su quale atteggiamento deve essere sviluppato per attuare i principi di base della GTD.

Il tuo cervello è uno strumento di pensiero, non un dispositivo di archiviazione

Avere successo nel tuo lavoro significa essere un buon organizzatore. Ciò è particolarmente importante per i knowledge worker, per i quali destreggiarsi tra dozzine di compiti e progetti è contemporaneamente una realtà quotidiana. Le difficoltà sorgono quando la linea sottile tra la nostra vita personale e professionale è offuscata. Questo perché il nostro cervello sta cercando di risolvere i problemi irrisolti e ce li ricorda nel momento più inopportuno, anche se preferiremmo affrontarli in seguito.

Per tenere sotto controllo tutte le informazioni complesse sulla vita, molti di noi trattano il nostro cervello come un cassetto o un taccuino da scrivania. Abusiamo del nostro cervello, costringendolo a memorizzare tutti i tipi di informazioni. Intasando le nostre teste con informazioni su incarichi incompiuti, riunioni imminenti e altri impegni, stiamo sprecando incautamente la capacità di pensare del nostro cervello, il che rende difficile concentrarci sul lavoro reale.

Per lavorare nel modo più efficiente possibile, dobbiamo liberare le nostre menti da tutto ciò che non è correlato al compito che eseguiamo in un determinato momento nel tempo. Usa il 100% della capacità della tua mente di concentrarti sull'attività.

Se vuoi pensare chiaramente, hai bisogno di un "paniere per raccogliere materiale" affidabile oltre la tua mente

Il nostro cervello ha una proprietà fastidiosa: non ci fa mai dimenticare di cosa dobbiamo occuparci. Siamo costantemente "bombardati" con nuove informazioni, che occupano anche un posto nella nostra mente. Ogni nuova idea, ogni ricordo e ogni problema che abbiamo dimenticato di risolvere ci distrae dall'attività principale.

Usa sempre il cosiddetto "cestino per raccogliere materiale": un luogo fuori dalla tua mente in cui puoi mettere qualsiasi informazione o idea estranea. Saprai esattamente dove trovare le informazioni in seguito, quando ne avrai il tempo. Ciò ti consente di concentrarti completamente sullo scrivere una lettera, parlare con un collega o falciare il prato.

Il "cestino per la raccolta di materiale" può essere un blocco note, elenchi sul computer / telefono o persino scatole in cui è possibile inserire oggetti e documenti. Il carrello (o i cestini) per la raccolta del materiale dovrebbe trovarsi nelle vicinanze, quindi sarà facile estrarre informazioni che altrimenti si sarebbero accumulate nella tua mente.

Elimina la spazzatura: svuota tutti i "cestini" esterni settimanalmente

Perché il sistema funzioni senza problemi, è necessario supportarlo. Sviluppa l'abitudine di rivedere e svuotare il cestino una volta alla settimana. Il sistema del "cestino per la raccolta di materiale" funziona perché fa riposare la mente con la sicurezza di non perdere o dimenticare alcuna informazione importante.

Se il sistema non viene aggiornato, cessa di essere affidabile e il cervello diventa vigile e cessa di fidarsi di esso. Non appena ciò accade, la mente subconscia ricomincerà a essere distratta da problemi irrisolti e compiti incompiuti. Dovresti considerare attentamente tutti i tuoi compiti e mettere le cose in ordine, guidati dalle seguenti regole:

Elimina dall'elenco le attività non importanti.
Se riesci a risolvere il problema molto rapidamente (in due minuti o meno), fallo immediatamente.
Conservare le informazioni importanti in un luogo sicuro. Se si tratta di una riunione, un progetto o un'attività specifica, trasferirlo nell'elenco appropriato.
La regolare "pulizia del cestello" è l'unico modo per garantire prestazioni affidabili ed evitare lo stress.

Svuotare il "cestino", ordinare il materiale per liste

Non importa quanto sia diverso il materiale nel tuo "cestino", non è necessario classificarlo e ordinarlo in "scatole" o elenchi separati.

La maggior parte degli elenchi di cose da fare non funzionano perché si trasformano in "vinaigrette" di attività, pensieri e informazioni. Gli elenchi dovrebbero includere solo compiti specifici, fattibili, ma scriviamo tutto indiscriminatamente in essi e quindi è molto facile perdere di vista i singoli compiti fattibili.

Come organizzare gli articoli nel carrello?

Elimina tutto ciò che è insignificante, risolvi piccoli compiti e aggiungi riunioni o scadenze al tuo calendario.
Se si tratta di un'opera complessa (ovvero richiede l'implementazione di diverse attività specifiche), includerla nel progetto con uno scopo chiaro.
Tutte le altre attività dovrebbero essere incluse nell'elenco Azioni successive.

L'elenco "Progetti" offre una panoramica di tutti i tuoi progetti attuali.

I progetti sono un componente chiave di qualsiasi sistema di miglioramento della produttività. Un progetto è il risultato desiderato che richiede un'azione in più passaggi. Per determinare in quali attività dovrebbe consistere il progetto, immagina il risultato che desideri raggiungere e descrivi il risultato desiderato in una frase. Pensare al risultato aiuta a formulare compiti specifici che ti avvicineranno al raggiungimento dell'obiettivo del progetto.

L'elenco contiene tutti i progetti che dovrebbero essere completati nel prossimo futuro. Ciò ti aiuterà a monitorare e controllare tutti i progetti in corso, aumentare la produttività e rilassarti.

Aggiornando l'elenco settimanalmente, assicurarsi che ogni progetto sia pianificato passo dopo passo. Tutte le azioni che compongono il progetto rientrano nell'elenco delle "Azioni successive". Sono compiti specifici che possono raggiungere qualsiasi obiettivo.

Sostituisci l'elenco delle cose da fare quotidianamente con il tuo calendario e l'elenco delle azioni successive.

Gli elenchi quotidiani delle cose attuali sono inefficaci: distorcono il tuo senso del tempo, ti fuorviano e ti fanno credere di avere davvero il tempo di fare tutto quanto sopra in un giorno. Tale pianificazione non realistica porta alla delusione, alla perdita di tempo e al fallimento di ciò che stai facendo in anticipo.

Un metodo molto più efficace sta lavorando con il calendario e gli elenchi Azioni successive. Il calendario ha un solo scopo: registrare gli appuntamenti. Tutto ciò che è collegato a un determinato giorno o ora - una riunione o la visita di un medico - dovrebbe essere registrato in un calendario.

Inserisci tutte le altre attività o passaggi specifici nell'elenco Azioni successive. Ti consente di decidere rapidamente quali attività sono più rilevanti e se hai tempo per risolverle.

Non importa dove ti trovi, dovresti sempre avere un elenco di "Azioni successive" con te. Questo ti darà l'opportunità di scegliere quale compito ha senso risolvere.

Se hai compiti ben pianificati e preselezionati, non sarà difficile per te decidere quale ha senso affrontare.Immagina di essere in aeroporto e il tuo volo è in ritardo di un'ora. In questa situazione, chiediti:

Quale compito dovrei scegliere ora?
Quale attività posso completare nel tempo assegnato?
Per quale compito ho abbastanza energia in un determinato momento?
Quale compito ha la massima priorità?

Se hai pianificato troppe attività, ha senso distribuirle su più elenchi e repository. Ad esempio, un elenco può essere memorizzato su uno smartphone e l'altro su un computer. Dopo aver ordinato i compiti in questo modo, saprai quale puoi eseguire mentre sei alla scrivania o durante una riunione o mentre aspetti in aeroporto.

Le liste di attesa saranno utili quando si lavora con altre persone.

Tutti i progetti attuali dovrebbero essere elencati nell'elenco Progetti. Quando si utilizza l'elenco "Azioni successive", è possibile assicurarsi di lavorare costantemente sulle attività, ognuna delle quali avvicina il completamento dei progetti.

Nella maggior parte dei casi, è necessario fare affidamento su altre persone responsabili delle singole parti di ciascun progetto. Ma ciò non significa che dovresti rinunciare al controllo sullo stato di avanzamento dei tuoi progetti.

Ogni volta che dipendi dal lavoro di altre persone - stai aspettando un rapporto da qualcuno per continuare a lavorare sulla presentazione - vale la pena tenere un elenco di "In sospeso". Quindi puoi notare tutto ciò che le altre persone dovrebbero fornirti, insieme alle scadenze.

Aggiornando questo elenco ogni settimana, vedrai chi e come sta facendo il loro lavoro. Avrai un nuovo compito specifico: ricordare a questa persona l'obbligo.

Se questa attività non richiede più di due minuti, fallo immediatamente. In caso contrario, aggiungilo all'elenco "Azioni successive" o a uno degli elenchi più specifici e ricorda in modo amichevole alla persona che stai ancora aspettando il suo rapporto.

Salva le informazioni per un giorno specifico in un calendario o un archivio

Puoi pianificare molte cose in anticipo, ma a volte devi aspettare determinate informazioni prima di trasformare i materiali dal tuo "cestino" in attività o riunioni specifiche.

Esempio. Se stai pianificando una fiera interessante, potresti voler aspettare un po 'e vedere i suoi partecipanti prima di decidere se ha senso partecipare. Se tali informazioni non sono disponibili in anticipo, è meglio rimandare la decisione.

Nei casi in cui non hai scelta e devi pianificare tutto all'ultimo minuto, saranno utili le seguenti strategie:

Imposta un promemoria per un giorno specifico del calendario.
Conserva un file che ti aiuti ad accedere alle informazioni giuste al momento giusto.

Un file cabinet è un sistema molto preciso e logico. Si compone di 43 file: 31 file per i giorni del mese e 12 per i mesi dell'anno. Ogni giorno sarai in grado di controllare documenti, promemoria o materiali “inviati” a te stesso.

Perché il sistema funzioni, è necessario utilizzarlo e aggiornarlo quotidianamente, e questo è il più difficile.

Per idee che potrebbero diventare rilevanti in futuro, aggiungile all'Elenco Once / Maybe.

Questo elenco include tutto ciò che non è presente nell'elenco di "Azioni successive" o "Progetti", ma che non dovrebbe interferire con la testa. L'elenco Una volta / possibilmente contiene tutto il materiale che non hai ancora trasformato in idee o attività specifiche. Non sottovalutare i suoi benefici. Ti consente di tenere traccia delle idee di progetto che potrebbero essere estremamente importanti in futuro. Le idee in questo elenco possono essere divise in gruppi. Per esempio:

"Viaggi che vorrei fare";
"Vini che vorrei provare";
"La musica che vorrei ascoltare."

Come i "Passaggi successivi", gli elenchi "Una volta / Forse" ti aiuteranno a trovare le informazioni di cui hai bisogno al momento giusto. Gli elenchi sono più affidabili della tua memoria.

L'elenco Once / Possible dovrebbe essere rivisto e aggiornato regolarmente se si desidera utilizzarlo in modo efficace.

Il posto di lavoro organizzato e la revisione settimanale del sistema aumentano la produttività

Tutti gli elenchi dei materiali devono essere accessibili dal luogo di lavoro. Crea una "cabina di controllo": un sistema mobile funzionale per accedere alle informazioni, ovunque tu sia. È estremamente importante creare un elenco e un file system che puoi portare con te ovunque tu vada: anche se sei bloccato in aeroporto o in una tempesta di neve, puoi ancora essere produttivo.

La tecnica GTD ti consente di stare tranquillo e controllare tutti i progetti attuali: monitorare i loro progressi e assicurarsi che stiano andando avanti.

Il tuo sistema di produttività deve sempre rimanere pertinente e completo. La tua mente si rilasserà e sarà in grado di concentrarsi completamente sul compito solo se ti fidi del tuo sistema.

Esaminando tutti i tuoi elenchi su base settimanale, ti assicurerai che il tuo sistema rimanga funzionale: ogni progetto corrente è associato ad almeno una "Azione successiva" in un elenco aggiornato e facilmente accessibile. Avrai un'idea generale di tutto ciò che accade. La revisione aiuta a vedere la "foresta" senza perdere di vista gli "alberi".

Il tempo che dedichi a una revisione settimanale dipende da quanto tempo ti serve per sentirti al sicuro e rafforzare la fiducia nel sistema.

Pianifica la tua recensione settimanale, ad esempio venerdì sera. Ciò ti consentirà di chiudere il lavoro e partire per il fine settimana con una testa chiara e un senso di controllo.

La pianificazione naturale chiarisce gli obiettivi e i prossimi passi dei tuoi progetti

Lo sviluppo del progetto è un processo piuttosto innaturale e illogico. Devi pensare e pianificare tutti i passaggi in anticipo, non immaginando ancora un obiettivo chiaro. Utilizzare un metodo di pianificazione naturale che rifletta le attività quotidiane.

Un esempio di azione quotidiana: hai fame e forma un obiettivo vago ("Devo mangiare qualcosa"), quindi specificalo ("Voglio la pizza"). A questo punto, ti vengono in mente diverse idee su come raggiungere questo obiettivo ("Posso cuocere la pizza o ordinarla o andare in un ristorante"). Tutti i passaggi che è necessario intraprendere lungo la strada diventano evidenti.

Applica questo modo di pensare ai tuoi progetti reali: inizia con la definizione più specifica di scopo. Non fa mai male passare il tempo a fissare obiettivi, poiché tutte le azioni successive dipenderanno da questo. Quando l'obiettivo è chiaro, la tua mente inizierà automaticamente il brainstorming. Quindi puoi trovare le idee necessarie per raggiungere l'obiettivo. Una buona tattica è iniziare il brainstorming dall'esterno; ad esempio, annota e salva le tue idee su carta.

Dopo aver raccolto tutte le idee, è necessario organizzarle e raggrupparle, quindi determinare le azioni specifiche necessarie per completare il progetto.

La pianificazione naturale chiarisce notevolmente il lavoro sul progetto e lo rende interessante, veloce e intuitivo.

La cosa più importante

Come lavorare in modo efficiente e con una testa chiara?

Il tuo cervello è uno strumento di pensiero, non un dispositivo di archiviazione. Se vuoi pensare chiaramente, hai bisogno di un "paniere per raccogliere materiale" affidabile fuori dalla tua mente.
Elimina la spazzatura: svuota tutti i "cestini" esterni settimanalmente.
Quando si ordinano i "cestini", ordinare il materiale in base a elenchi tematici.

Strumenti semplici che compongono il metodo GTD

L'elenco "Progetti" offre una panoramica di tutti i progetti in corso.
Utilizzare il calendario e gli elenchi delle azioni successive anziché un elenco giornaliero di cose da fare.
Le liste di attesa sono molto utili quando lavori con altre persone.
Salva le informazioni per un giorno specifico in un calendario o un archivio.
Tutte le idee potenzialmente interessanti dovrebbero essere incluse nell'elenco Una volta / Possibilmente.
Un posto di lavoro organizzato e una revisione settimanale del sistema sono indispensabili per un lavoro produttivo.